деловая переписка по электронной почте - статьи публикации - документы - Каталог файлов

Сегодня большинство деловых людей общается между собой по рабочим вопросам посредством интернета или электронной почты.

Это самая удобная и быстрая форма передачи деловой и коммерческой информации, я бы сказал мгновенная.

Но также до сих пор существует и классическая форма переписки – на фирменных бланках пишется письмо, упаковывается в конверт и отсылается по почте.

Независимо от того, является ли переписка почтовой или электронной, правила составления текста распространяются и на ту, и на другую.

Важными вопросами во всех формах являются: как начать правильно письмо, как его правильно завершить, какова последовательность размещения в нем информации, оформление письма, употребление слов и терминов – все это очень важные аспекты деловой переписки.

Деловая переписка выступает в роли своеобразной визитной карточки фирмы.

Чтобы создать беспроигрышный солидный имидж компании, следует грамотно вести деловую переписку.

Структура делового письма включает в себя несколько обязательных сегментов.

Первым следует обращение к партнеру. В зависимости от ситуации начало письма должно быть таким: «Уважаемые господа!», «Уважаемый господин генеральный директор!», «Уважаемая госпожа Родионова!», «Уважаемый господин Завадский!» и т.д. Слова «господин» и «госпожа» в обращении ни в коем случае нельзя сокращать. Нельзя также применять инициалы человека.

За обращением следует вступительный сегмент, в котором вкратце излагается основная цель послания. Здесь применимы речевые штампы и шаблоны типа: «Ставим в известность, что…», «Приглашаю…», «Прошу…», «Просим…», «Подтверждаем…», «В связи с….», «Согласно вашему письму…», «Напоминаем…», и другие.

Следующий сегмент является основной частью документа, в котором изложена главная суть письма. После чего – сегмент подведения итога текста. Здесь уместны фразы: «Просим извинить за…», «Заранее благодарим…», «Надеемся…», «Уверены…» и т.д.

Деловое письмо должно быть закончено вежливой фразой, подписью адресанта, можно с добавлением фразы «С уважением - …» Если это необходимо, в конце письма указывается название компании, ее адрес, телефон, контактные данные, адрес сайта и т.д.

Заканчивается деловое письмо вежливой подписью: «С уважением,… (должность адресанта), … (ФИО адресанта)». По мере необходимости можно указать контактный номер телефона, название и физический адрес компании, адрес сайта компании.

В некоторых случаях в деловом письме может быть использован постскриптум, в котором излагается какая-либо информация, имеющая косвенное отношение к прямой сути документа.

Если письмо почтовое, то выполнено оно должно быть непременно на фирменном бланке, в электронном варианте это также можно применить посредством файла ворд.

Желательно не затягивать с ответом на деловые письма.

Если в данный момент вы не готовы ответить четко на поставленную вам задачу, можно известить партнера о том, что его письмо получено, а ответ по интересующему его вопросу будет дан в самое ближайшее время.

Как вести деловую переписку по электронной почте

На самом деле, статей о том, как вести деловую переписку, — пруд пруди. Я не расскажу вам чего-то очень уж оригинального. Но сколько бы ни было статей на эту тему, а всё равно она остаётся злободневной, и всё равно нам приходится с прискорбной регулярностью получать письма, которые описанным рекомендациям никак не соответствуют.

Многие к электронной переписке относятся небрежно и строчат письма спустя рукава, не задумываясь и не пытаясь соблюсти даже отдаленное подобие этикета. А зря! По электронному письму можно сделать немало выводов о его авторе — насколько этот человек вежливый, грамотный, вдумчивый и, в конце концов, насколько он адекватный.

Ниже я напишу несколько простых советов, как вести деловую переписку.

1. Пишите осмысленные заголовки к письму

Осмысленные — это не в духе «Привет!» или «Как дела?». В теме письма должна отражаться главная мысль письма. Например, если речь пойдет о том, когда необходимо сдать визитки в печать, заголовком уместно указать «Сроки сдачи визиток в печать». Не ленитесь! Чем подробнее, тем удобнее.

2. Не отправляйте письма без заголовка

Такие письма — это признак жуткой лени. Кроме того, любая почтовая программа и большая часть адекватных почтовых сервисов и сами будут пытаться подтолкнуть вас к тому, чтоб вы указали тему. постарайтесь поставить себя на место получателя почтового сообщения, ему необходимо мгновенно оценить и понять суть письма и от кого это сообщение поступило.

3. Не пишите в заголовке письма само письмо

Жутко раздражает, когда люди пишут письмо в самом заголовке. Не отправляйте писем в духе «Привет! Помнишь, мы вчера общались на тему шин? Так вот…».

4. Если тема общения изменилась — не продолжайте ветку Re:

«Re:» — сокращение от слова Reply, т.е., «ответ». Часто почтовые сервисы и почтовые программы вставляют этот префикс автоматически, когда вы отвечаете на письмо. Многие люди продолжают одну тему переписки бесконечно. В итоге, заголовки к их письмам выглядят как «Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Как дела?». Хотя в последнем письмо такой переписки очень может быть уже давно ведётся на совсем другую тему.

5. Начинайте письмо с приветствия!

Начинайте письма с приветствия! Можете писать «Привет!», можете писать «Здравствуйте!». Лучше не писать «Добрый день!» или «Доброе утро!» потому что вы не знаете, когда человек получит письмо. И конечно, не нужно писать «Доброе время суток!».

Ещё лучше, в это приветствие включать имя.

«Здравствуйте, Роман!».

Таким образом, вы продемонстрируете, что относитесь к вашему адресату с уважением. А уважение — это вообще очень полезная в деловой переписке штука.

6. НИКОГДА НЕ ПИШИТЕ ПИСЬМА ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ

На письме заглавные буквы воспринимаются как крик. Не верите? Вот вам пример письма:

«Привет! Когда вернешь удочки?» — это письмо написал нормальный здоровый человек.

Оно же:

«ПРИВЕТ! КОГДА ВЕРНЕШЬ УДОЧКИ?» — от такого письма бросает в дрожь. Вы понимаете, что если вы не вернете удочки, быть беде.

Есть и ещё один вариант, как не нужно писать письма.

«привет! когда вернешь удочки?» — от такого письма веет меланхолией…

Заглавные буквы в предложениях используют не просто так. Они улучшают читабельность. И, кроме того, это же правила русского языка!

7. Не пользуйтесь многоточиями

В деловой переписке лучше вообще никогда не пользоваться многоточиями. Многоточия — это недосказанность. И на мой вкус — меланхоличность.

«Привет… Я сегодня не приду…»

Когда читаешь такое письмо, невольно проскакивает ощущение, что его автор, возможно, уже никогда не придет.

8. Не пишите на подонковском языке

Не используйте в деловой переписке оборотов в духе «Прет!» (вместо «Привет!») или «Дароф!» (вместо «Здорово!»). Ну и всякие там «Збс» и «Пипец» тоже не стоит использовать.

9. Не пишите цветные буквы

Не нужно присылать письмо с раскрашенными буквами в тексте письма. Деловое письмо — это не тетрадка отличницы.

10. Когда же можно писать «Вы» с большой буквы?

Когда вы обращаетесь к человеку в письме на «Вы» — писать это слово с большой буквы можно! И знаете, даже нужно.

11. Подписывайте письма

В конце письма не ленитесь ставить подпись. В подписи обязательно указывайте имя и фамилию, а перед этим уместно сделать приписку «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Один мой коллега подписывает письма так: «Улыбаясь».

Но если не хотите оставлять пожеланий — не нужно. Это не догма. А вот имя и фамилию оставлять стоит.

12. Оставляйте дополнительные контактные данные

В конце письма, под подписью, оставляйте контактные данные! Как минимум телефон. А лучше — весь набор (скайп, сайт, телефон, ICQ).

Вот и всё! Казалось бы — ничего сложного. Никаких тут откровений нет. Но если вы будете вести деловую переписку с оглядкой на эти советы, уверен, в вашей жизни случатся скорые и разительные перемены к лучшему!